Skip to content
SMP Academy

Modul 3 - Timer, dokumentation og frister

Som servicemanager arbejder du med økonomi gennem registreringer i systemet.

Det du godkender danner grundlag for:

  • medarbejdernes løn
  • kundens faktura
  • virksomhedens økonomi

Manglende eller forkert registrering betyder forkert løn eller manglende fakturering.

Daglig opgave

Section titled “Daglig opgave”

Hver dag skal du gennemgå og godkende:

  • arbejdstimer (plus og minus tid)
  • udførte opgaver
  • periodiske opgaver med billeder og underskrift
  • ad hoc opgaver
  • diverse registreringer

Timer der ikke godkendes bliver ikke udbetalt.

Arbejdstidsregler

Section titled “Arbejdstidsregler”

Du planlægger så reglerne overholdes:

  • max 6 arbejdsdage i træk
  • max 194 timer pr måned
  • udenlandske medarbejdere kun efter tilladelse

Kontroller løbende så det ikke opdages for sent. Det er ikke sjældent at især 1. assistenter tager overansvar for opgaver og derfor skal du holde øje med at deres tid er fordelt på fornuftig vis.

Se på den enkelte medarbejders kalender

Kalenderlukning

Section titled “Kalenderlukning”

Systemet lukker: den 20. dag i måneden kl. 10
den 1. dag i måneden kl. 10

Efter lukning kan intet ændres.

Alt skal derfor være kontrolleret inden fristen.

Periodiske opgaver

Section titled “Periodiske opgaver”

Skal have:

  • underskrift
  • billeder
  • din godkendelse

Frister: opgaver fra 1.–19. skal senest godkendes den 20. dag i måneden kl 10
opgaver fra 20.–31. skal senest godkendes den 1. dag i måneden kl 10

Uden dokumentation kan opgaven ikke faktureres.

Registreringstyper

Section titled “Registreringstyper”

Ekstra tid
Opgaven tog længere tid end planlagt

Minus tid
Opgaven tog mindre tid end planlagt

Ad hoc
Ekstra arbejde kunden har bestilt dvs. kunden faktureres

Diverse
Intern regulering
Det er kun Servicechefen, der laver lønreguleringer. Giv følgende information til Servicechefen: – At det er en lønregulering og for hvilke dage den gælder – Hvorfor lønreguleringen laves – Hvilken medarbejder der er tale om

Før deadline

Section titled “Før deadline”

Gennemgå i denne rækkefølge:

  1. Bemanding og udførte opgaver
  2. Periodiske opgaver (billeder og underskrift)
  3. Ad hoc og ekstra arbejde
  4. Timer
  5. Kalender

Når dette er gjort er perioden klar.

Kort sagt

Section titled “Kort sagt”

Du godkender ikke bare arbejde
du godkender løn og fakturering

Det der ikke er dokumenteret findes ikke.

Hvor mange dage i træk må en medarbejder arbejde?

Hvad sker der hvis timer ikke godkendes?

Hvad er forskellen på ad hoc og diverse?